Manter seus arquivos organizados na nuvem pode parecer um desafio, especialmente quando o volume de compartilhamentos cresce. Neste artigo, compartilhamos 5 dicas práticas para você nunca mais perder tempo procurando aquele arquivo importante.

1. Use nomes descritivos e padronizados

Um bom nome de arquivo conta uma história. Em vez de "documento.pdf" ou "foto123.jpg", use nomes que identifiquem claramente o conteúdo:

  • Ruim: doc_final.pdf
  • Bom: Contrato_ClienteXYZ_2024-12.pdf

💡 Padrão sugerido

Use o formato: [Tipo]_[Descrição]_[Data].extensão
Exemplo: Proposta_ProjetoWebsite_2024-12-15.pdf

2. Agrupe arquivos relacionados

No Sandlynk, você pode fazer upload de múltiplos arquivos de uma vez, criando um link único para todo o grupo. Use isso a seu favor:

  • Agrupe todos os arquivos de um projeto
  • Envie documentação completa em um único link
  • Mantenha versões relacionadas juntas

3. Use a Biblioteca para arquivos recorrentes

Se você compartilha os mesmos arquivos com frequência (catálogos, apresentações, portfólios), use a Biblioteca do Sandlynk. Os arquivos ficam armazenados permanentemente e você pode criar quantos links quiser a partir deles.

Benefícios da Biblioteca:

  • Não precisa fazer upload toda vez
  • Atualiza o arquivo em um lugar, todos os links são atualizados
  • Economiza tempo e espaço de armazenamento

4. Defina prazos de expiração adequados

Links com prazo de expiração ajudam a manter sua lista de arquivos limpa. Configure prazos adequados para cada situação:

  • Documentos urgentes: 1-3 dias
  • Projetos em andamento: 7-15 dias
  • Arquivos de referência: 30+ dias

5. Monitore e limpe regularmente

Acesse seu dashboard periodicamente para:

  • Verificar quais links ainda estão ativos
  • Excluir links que não são mais necessários
  • Identificar arquivos que podem ir para a Biblioteca
  • Analisar estatísticas de uso

📅 Sugestão

Reserve 10 minutos toda semana para revisar seus compartilhamentos. Isso evita acúmulo e mantém tudo organizado.

Ferramentas do Sandlynk que ajudam

  • Busca rápida: Encontre arquivos por nome
  • Filtros: Organize por data, tipo ou status
  • Estatísticas: Veja quais links estão sendo usados
  • Biblioteca: Arquivos permanentes para uso recorrente
  • Lixeira: Recupere arquivos deletados por engano

Conclusão

Organização não é sobre perfeição, é sobre consistência. Comece aplicando uma ou duas dessas dicas hoje e vá incorporando as outras gradualmente. Em pouco tempo, você terá um sistema eficiente que economiza tempo e evita dores de cabeça.